M365 Copilot: Revolutionierung der Arbeitswelt durch Generative AI?!

accilium’s 100-tägiger Reality Check

Laut einer Studie von Microsoft gaben 70% der M365 Copilot-Nutzer an, dass ihre Produktivität durch die Anwendung von M365 Copilot gesteigert wurde, wobei 68% eine Verbesserung ihrer Arbeitsqualität feststellen konnten. 77% würden M365 Copilot nicht mehr aus ihrer täglichen Routine im Büroalltag entfernen wollen.¹

Diese Studienergebnisse hat accilium als Early Adopter in Form eines 100- tägigen Praxistests auf die Probe gestellt. Ausgewählte Berater:innen haben M365 Copilot bei der täglichen Arbeit erprobt und auf Herz und Nieren getestet. Im Rahmen der Testphase hat accilium unterschiedlichste Funktionen auf ihren Nutzen, ihre Funktionalität und Nutzerfreundlichkeit hin, evaluiert. Diese Eindrücke aus unserem Reality Check finden Sie auf den nächsten Seiten sowie den daraus abgeleiteten Handlungsleitfaden. 

Unsere Anwendungsfälle aus unserem Selbsttest

Im folgenden Abschnitt möchten wir jene Use Cases im Kurzportrait vorstellen, die uns am meisten begeistert hatten, sowie jene die zum aktuellen Zeitpunkt hinter unseren Erwartungen geblieben sind.  

TOP: Microsoft Excel Formel Guidance

M365 Copilot ist in der Lage, durch Verarbeitung der eingegebenen Anweisungen (Prompts) in kürzester Zeit, Analysen der referenzierten Daten anzustellen. Über automatisch hinzugefügte Zeilen und Spalten wird dem Nutzer teilweise mühsames Recherchieren sowie Testen von Formeln abgenommen und ein hohes Potenzial an Zeitersparnis geboten.

💡 Gut zu wissen: M365 Copilot in Excel kann nur in Tabellen arbeiten.

TOP:Zusammenfassungen in Word & Outlook

Ähnliche Zeitersparnispotenziale sind bei der Verarbeitung und Zusammenfassung von Kommunikationselementen (Outlook, Teams) und bei Textdokumenten möglich. Hierbei können einerseits gesamte Kommunikationskanäle oder Postfächer in Sekunden präzise umrissen werden, und die Informationsgewinnung erheblich beschleunigt werden. Auf ähnliche Weise bietet M365 Copilot auch die Möglichkeit, lange Word-Dokumente wie z. B. Projektberichte in Sekunden in konzentrierten Bullet Points zusammenfassen zu lassen. 

💡Gut zu wissen: Kleine Nuancen in den Prompts haben große Auswirkungen auf die Suchergebnisse


FLOP: Erstellung von PowerPoint Präsentationen

In der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen war der Einsatz von M365 Copilot (aktuell noch) von geringerem Nutzen für unsere Ansprüche. Die Funktionalität erlaubt es zwar, in kürzester Zeit Folien zu beliebigen Themen mit einer Prompteingabe zu erstellen. Sie sind jedoch sowohl inhaltlich als auch visuell sehr generisch.  

💡Gut zu wissen: M365 Copilot ist aktuell nicht fähig, konsistent in Firmenfolienmastern zu arbeiten. Inhalte können automatisch generiert werden, die zeitintensive visuelle Anpassung der Folien an das Corporate Design muss jedoch (noch) manuell erfolgen.

FLOP: Automatisierte Erstellung von Entwürfen in Word

Die automatische Erstellung von Textdokumenten mit M365 Copilot in Word kann auf Basis von Inputdokumenten oder über eine Anfrage mittels Prompt erfolgen. In beiden Fällen ist der generierte Inhalt, ähnlich wie bei PowerPoint, sehr generisch und fehleranfällig. Dadurch war für unsere Anforderungen viel Nachbearbeitung notwendig, um die geforderte Qualität zu erreichen (5%-10% Variante). 

💡Gut zu wissen: Sich Kapitel für Kapitel heran zu tasten führte zu den besten Ergebnissen.

Nur ein Copilot, kein Pilot: Rollenverteilung im Arbeitsalltag

Ein weiteres, öfter auftretendes Problem bei der Nutzung von M365 Copilot waren Halluzinationen (z. B. bei der Zusammenfassung von E-Mail-Postfächern). Halluzinationen sind von M365 Copilot erstellte Informationen, die frei erfunden sind. Hier war zu beobachten, dass M365 Copilot vereinzelt auf Kommunikationsbausteine (Chats, E-Mails) hinweist, die so nicht passiert sind. Dies erfordert stets ein kritisches Auge des Verfassers zur Validierung der Ergebnisse. 

Laden Sie jetzt die vollständigen Ergebnisse unseres M365 Copilot-Tests herunter

Wichtige Hausaufgaben im Zusammenhang mit M365 Copilot

Getätigte Investitionen in Data-Governance-Maßnahmen sowie in eine ausgeprägte Datenkultur sind Themenbereiche, die nun vor allem mit M365 Copilot ihr Potenzial weiter entfalten werden.

Ein wesentliches Element für den erfolgreichen Einsatz von Microsoft M365 Copilot ist das effektive Management des Datenlebenszyklus, das die Prozesse und Richtlinien umfasst, wie Daten in einem Unternehmen erstellt, gespeichert, genutzt und schließlich gelöscht werden. Eine ineffiziente Handhabung dieser Prozesse kann dazu führen, dass veraltete oder irrelevante Daten von M365 Copilot verarbeitet werden, was zu unzutreffenden Analysen oder Empfehlungen führen kann. 

Eine weitere bedeutsame Herausforderung im Kontext von M365 Copilot ist die korrekte Implementierung von Daten-Sensitivitätsklassifizierungen, um die Sicherheit sensibler Informationen zu gewährleisten. Diese Tools klassifizieren Daten nach ihrer Sensibilität, um zu gewährleisten, dass deren Integrität geschützt bleibt. Ohne eine angemessene Klassifizierung könnte M365 Copilot sensible Daten verarbeiten oder freigeben. Sind persönliche Informationen nicht entsprechend klassifiziert, kann M365 Copilot auf diese Daten zugreifen und sie verarbeiten. 

Entscheidender Wettbewerbsvorteil für die Zukunft

Die digitale Transformation ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die auch in Zukunft erfolgreich sein wollen. M365 Copilot und ähnliche Technologien setzen voraus, dass Organisationen ihre ‚Hausaufgaben‘ in Sachen Digitalisierung, wie z. B. Data Governance und Informationssicherheitsmaßnahmen, eingeführt haben. Wer diese Punkte in der Vergangenheit aufgeschoben hat, wird es schwer haben, mit der Dynamik des Marktes Schritt zu halten. Eine solide digitale Datenbasis sowie hinreichende Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind der Schlüssel, um diese leistungsstarken Tools effektiv nutzen zu können. 

Unsere Erfahrungen aus dem 100-tägigen Reality Check zeigen, wie essenziell eine durchdachte Strategie für die Nutzung fortschrittlicher KI-Technologien ist. Eine proaktive Anpassung an die digitalen Anforderungen ist nicht nur eine unverzichtbare Investition in die Zukunft, sondern kann auch den Unterschied zwischen Führung und Nachfolge in unserer schnelllebigen Wirtschaft ausmachen. Unternehmen, die diese Herausforderungen meistern, stärken nicht nur ihre Marktposition, sondern legen auch das Fundament für eine sichere und innovative Zukunft. 

¹ What Can Copilot’s Earliest Users Teach Us About Generative AI at Work? (microsoft.com)

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Peter Allan

Managing Partner

Alex Rinner | accilium

Alex Rinner

Manager & Capability Lead AI & data analytics